Административный сотрудник / Документовед

☑ Основной блок:

Опыт работы: 1–3 года.

Тип занятости: полная занятость.

График работы: полный день.

Зарплата: от 65000 до 70000 руб..

Примерное место работы: Россия, Москва.

☑ Актуальность объявления:

Это объявление № 13247080 добавлено в базу данных: Суббота, 18 января 2025 года.

Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Воскресенье, 16 марта 2025 года.

☑ Репутация компании "НКО Ассоциация участников технологических кружков":

Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!

Оставить своё мнение об этой компании можно тут без регистрации и бесплатно.

☑ Подробности о вакантном месте:

Ищем ответственного, аккуратного и усидчивого административного сотрудника, который может организовать не только свою работу, но и работу вокруг себя. Обязанности этой позиции относятся в основном к документообороту, но отчасти - к закупкам и тому, что принято называть back office

Мы ищем:

- того, кто хорошо понимает, что такое «первичные закрывающие документы»;

- того, кто знает какие документы должны быть предоставлены для оформления авансового отчета;

- того, кто будет единым связующим звеном между сотрудниками проекта и бухгалтерией/юристом/кадровым специалистом;

- того, кто не только исполняет «прописанное», но и сам может организовать или улучшить процессы в своей работе;

- того, кто способен удерживать большое количество маленьких задач;

Что мы предлагаем:

- работу в крутом социальном проекте с классными людьми

- полную занятость с возможностью частично варьировать график

- офис в центре Москвы (м. Серпуховская или Павелецкая)

- устройство по ТК РФ

- з/п от 65 000 на руки

Наши требования:

• обязательно иметь опыт работы с документацией, знать основы кадрового/бухгалтерского делопроизводства

• возможность работать на полную занятость

Основные функции:

1. Взаимодействие с бухгалтерией. Организация и контроль оплат, ведение реестра расходов/доходов. Сбор, организация оформления и подписания, первичная проверка, контроль наличия первичных закрывающих документов по счету/Договору: Акт, товарная - накладная, с/ф и тд. Организация подписания документов, организация хранения (архивирования)

2. Сбор, первичная проверка документов для оформления авансовых отчетов, командировочных документов, Оформление путевых листов. Организация подписания документов, организация хранения (архивирования)

3. Сбор, организация оформления и подписания, хранения пакета документов на прием/перевод сотрудников (приказы, заявления, договоры, доп.соглашения на Прием/Изменения в ТД, ГПД). Организация подписания документов, организация хранения (архивирования).

4. Организация оформления, подписания иных документов по кадровому делопроизводству, взаимодействие с кадровиком.

5. Подготовка/организация оформления справок по запросам сотрудников: справка о работе (для виз, банков и т.д.), иные справки по запросу сотрудника (в гос.органы и т.д.). Организация подписания документов, организация хранения (архивирования)

6. Взаимодействие с контрагентами при подписании договора. Организация оформления (взаимодействие с юристом), подписания, учета, простых (типовых)/не типовых Договоров, ДС, соглашений, доп.соглашений с партнерами: услуг (покупка/продажа услуг, работ), пожертвования, аренды и т.д. Организация подписания документов, организация хранения (архивирования). Контроль сроков согласования(подписания), контроль получения документов.

7. Помощь в работе сотрудникам проекта: учет, регистрация, хранение входящей/исходящей документации, подготовка проектов писем, запросов и других простых документов, касающихся общей деятельности, организация доставки документов: курьером, Почта РФ. Взаимодействие с курьерской службой, копировально-множительные работы, сканирование документов, загрузка на удаленный доступ (гугл диск) к источникам информации, заказ справок, выписок и др. необходимых документов для подачи на конкурсы, гранты в гос. органах, обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранение и выдачи.

8. Организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожные билетов, бронь гостиницы.

9. Взаимодействие с арендодателем по всем вопросам, организация клининговых услуг в офисе, контроль уборки офиса, контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования - организация ремонтных работ.

10. При подаче на грант/субсидию: сбор, загрузка всех необходимых для подачи документов.

11. Контроль исполнения сметы по грантам/пожертвованиям, подготовка и оформление финансового отчета для грантодателя.

11. Контроль за исполнением поставленных задач юристу, бухгалтеру, секретарю, кадровику.

Если вас заинтересовало наше предложение, пройдите тестовое задание, после этого мы готовы организовать очное собеседование с вами.

☑ О компании:

Логотип (эмблема, торговая марка, бренд) компании:

☑ Отклинуться сообщением, резюме, запросить телефон, отправить жалобу (претензию):