Ассистент руководителя
Вакансия № 18484916 от компании ГАУ НИ и ПИ Градплан города Москвы на Электронной Службе Занятости Населения Москвы.
✷ Смотрите другие предложения работы от компании ГАУ НИ и ПИ Градплан города Москвы.
☑ Основной блок:
Опыт работы: более 6 лет.
Тип занятости: полная занятость.
График работы: полный день.
Зарплата: по результату собеседования.
Место работы (точный адрес): Россия, Москва, 1-я Брестская улица, 13/14.
☑ Актуальность объявления:
Это объявление № 18484916 добавлено в базу данных: Суббота, 8 марта 2025 года.
Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Вторник, 18 марта 2025 года.
☑ Статистика предложения работы № 18484916:
Прочитано соискателями - 79 раз(а);
Отправлено откликов - 0 раз(а);
☑ Репутация компании "ГАУ НИ и ПИ Градплан города Москвы":
Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!
Оставить своё мнение об этой компании можно тут без регистрации и бесплатно.
☑ Подробности о вакантном месте:
Обязанности работника:
- Работа по организационно-техническому сопровождению административно-распорядительной деятельности директора.
- Контроль выполнения текущих ежедневных поручений директора.
- Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора.
- Контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора.
- Своевременное информирование директора об исполнительской дисциплине. формирование ежедневных/еженедельных сводных отчетов, отслеживание динамики и качества закрытия поручений
- Подготовка документов, служебных и информационно-аналитических материалов, необходимых для работы директора.
- Контроль правильности оформления и полноты согласования входящих документов, передаваемых на подпись директору Учреждения. Ответственность за качество передаваемых на подпись директору Учреждения документов.
- Анализ и резюмирование входящей документации.
- Подготовка руководителя к совещаниям: подготовка повесток совещаний, запрос материалов от исполнителей, распечатка материалов в необходимых количествах экземпляров, брошюрование презентаций, подготовка комплектов документов. Сбор материалов и информации, необходимых Генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов.
- Протоколирование встреч и совещаний с участием руководителя.
- По поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; контроль исполнения указаний и распоряжений, отслеживание статуса выполнения поручений, записанных в протоколах.
- Ведение сводного реестра поручений руководителя, уточнение о выполнении или причинах невыполнения поручения, еженедельное обновление данных и информирование руководителя о статусе невыполненных задач.
- Подготовка презентаций, иных презентационных материалов учреждения.
- Составление программ встреч и мероприятий.
- Оперативная информационная поддержка руководителя во всех сферах его деятельности.
- Поддержка бизнес-процессов руководителя: организация рабочего дня, ведение календаря.
- Планирование рабочего дня директора, организация встреч, совещаний, приема посетителей.
- Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.
- Организация документооборота. Делопроизводство и организация ведения деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловая переписка, рассылка необходимых материалов.
- Организация работы по обработке, поступающей (входящей) в Учреждение документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства, соблюдение сроков, форм и методов регистрации.
- Контроль за принятием и регистрацией корреспонденции, передачей документов на исполнение, оформлением регистрационных карточек, создание банка данных, своевременная отправка исполненных документов по адресам.
- Контроль за прохождением служебных документов и материалов в Учреждении.
- Разработка и утверждение в установленном порядке планов периодических проверок в структурных подразделениях Учреждения правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.
- Ведение базы данных документов Учреждения, оказание методической помощи в обеспечении удобного и быстрого их поиска.
- Организация работы по учету, архивированию и хранению документов в текущем архиве Учреждения.
- Проведение работ по экспертизе ценности документов Учреждения, подготовка и сдача документов в архив, составлению описи дел, передаваемых на хранение в архив.
- Администрирование официального сайта учреждения совместно с отделом информационных технологий.
- Ведение телефонных переговоров. Администрирование базы данных внешних контактов.
- Оформление расчетов за нотариально заверенные документы, услуги почтовой связи.
- Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей.
- Выполнение иных поручений директора в рамках своей компетенции.
Требования к работнику:
- Высшее профессиональное образование.
- Опыт работы помощником, ассистентом руководителя от 5-ти лет.
- Опыт работы с исполнительской дисциплиной.
- Опыт аналитической работы.
- Грамотная устная и письменная русская речь обязательно.
- Системность в работе, пунктуальность и ответственность.
- Инициативность и способность находить решение в любой ситуации.
- Системное мышление, структурированность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, активность, пунктуальность, внимательность.
- Хорошие организаторские способности, коммуникабельность, ответственность, исполнительность.
- Знание работы с документооборотом, опыт работы в электронном документообороте Правительства Москвы приветствуется.
- Знание английского языка на уровне Advanced – ОБЯЗАТЕЛЬНО!
- Знание ПК (MS Office, Excel, PowerPoint и т.д.) на уровне продвинутого пользователя.
- Высокая скорость печати, владение слепым методом печати приветствуется.
- Умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма.
- Личные качества: внимательность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации, стрессоуйстойчивость.
Условия труда:
- Уровень оплаты обсуждается на собеседовании
- Оформление в соответствии с ТК РФ
- График работы 5/2, с 09:00 до 18:00 (час перерыва на обед)
☑ О компании:
Обратите внимание на веб-сайт компании - http://gradplan.mos.ru - с подробной информацией об организации, в том числе контактными телефонами.Логотип (эмблема, торговая марка, бренд) компании:
Сфера деятельности компании: Строительство, недвижимость, эксплуатация, проектирование; .
☑ Отклинуться сообщением, резюме, запросить телефон, отправить жалобу (претензию):