Ассистент руководителя

Вакансия № 18484916 от компании ГАУ НИ и ПИ Градплан города Москвы на Электронной Службе Занятости Населения Москвы.

✷ Смотрите другие предложения работы от компании ГАУ НИ и ПИ Градплан города Москвы.

☑ Основной блок:

Опыт работы: более 6 лет.

Тип занятости: полная занятость.

График работы: полный день.

Зарплата: по результату собеседования.

Место работы (точный адрес): Россия, Москва, 1-я Брестская улица, 13/14.

☑ Актуальность объявления:

Это объявление № 18484916 добавлено в базу данных: Суббота, 8 марта 2025 года.

Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Вторник, 18 марта 2025 года.

☑ Статистика предложения работы № 18484916:

Прочитано соискателями - 80 раз(а);
Отправлено откликов - 0 раз(а);

☑ Репутация компании "ГАУ НИ и ПИ Градплан города Москвы":

Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!

Оставить своё мнение об этой компании можно тут без регистрации и бесплатно.

☑ Подробности о вакантном месте:

Обязанности работника:

Работа по организационно-техническому сопровождению административно-распорядительной деятельности директора.
Контроль выполнения текущих ежедневных поручений директора.
Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора.
Контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора.
Своевременное информирование директора об исполнительской дисциплине. формирование ежедневных/еженедельных сводных отчетов, отслеживание динамики и качества закрытия поручений
Подготовка документов, служебных и информационно-аналитических материалов, необходимых для работы директора.
Контроль правильности оформления и полноты согласования входящих документов, передаваемых на подпись директору Учреждения. Ответственность за качество передаваемых на подпись директору Учреждения документов.
Анализ и резюмирование входящей документации.
Подготовка руководителя к совещаниям: подготовка повесток совещаний, запрос материалов от исполнителей, распечатка материалов в необходимых количествах экземпляров, брошюрование презентаций, подготовка комплектов документов. Сбор материалов и информации, необходимых Генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов.
Протоколирование встреч и совещаний с участием руководителя.
По поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; контроль исполнения указаний и распоряжений, отслеживание статуса выполнения поручений, записанных в протоколах.
Ведение сводного реестра поручений руководителя, уточнение о выполнении или причинах невыполнения поручения, еженедельное обновление данных и информирование руководителя о статусе невыполненных задач.
Подготовка презентаций, иных презентационных материалов учреждения.
Составление программ встреч и мероприятий.
Оперативная информационная поддержка руководителя во всех сферах его деятельности.
Поддержка бизнес-процессов руководителя: организация рабочего дня, ведение календаря.
Планирование рабочего дня директора, организация встреч, совещаний, приема посетителей.
Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.
Организация документооборота. Делопроизводство и организация ведения деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловая переписка, рассылка необходимых материалов.
Организация работы по обработке, поступающей (входящей) в Учреждение документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства, соблюдение сроков, форм и методов регистрации.
Контроль за принятием и регистрацией корреспонденции, передачей документов на исполнение, оформлением регистрационных карточек, создание банка данных, своевременная отправка исполненных документов по адресам.
Контроль за прохождением служебных документов и материалов в Учреждении.
Разработка и утверждение в установленном порядке планов периодических проверок в структурных подразделениях Учреждения правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.
Ведение базы данных документов Учреждения, оказание методической помощи в обеспечении удобного и быстрого их поиска.
Организация работы по учету, архивированию и хранению документов в текущем архиве Учреждения.
Проведение работ по экспертизе ценности документов Учреждения, подготовка и сдача документов в архив, составлению описи дел, передаваемых на хранение в архив.
Администрирование официального сайта учреждения совместно с отделом информационных технологий.
Ведение телефонных переговоров. Администрирование базы данных внешних контактов.
Оформление расчетов за нотариально заверенные документы, услуги почтовой связи.
Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей.
Выполнение иных поручений директора в рамках своей компетенции.

Требования к работнику:

Высшее профессиональное образование.
Опыт работы помощником, ассистентом руководителя от 5-ти лет.
Опыт работы с исполнительской дисциплиной.
Опыт аналитической работы.
Грамотная устная и письменная русская речь обязательно.
Системность в работе, пунктуальность и ответственность.
Инициативность и способность находить решение в любой ситуации.
Системное мышление, структурированность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, активность, пунктуальность, внимательность.
Хорошие организаторские способности, коммуникабельность, ответственность, исполнительность.
Знание работы с документооборотом, опыт работы в электронном документообороте Правительства Москвы приветствуется.
Знание английского языка на уровне Advanced – ОБЯЗАТЕЛЬНО!
Знание ПК (MS Office, Excel, PowerPoint и т.д.) на уровне продвинутого пользователя.
Высокая скорость печати, владение слепым методом печати приветствуется.
Умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма.
Личные качества: внимательность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации, стрессоуйстойчивость.