Помощник генерального директора (с функцией офис-менеджера)

Вакансия № 36256685 от компании ООО Экспириенс на Электронной Службе Занятости Населения Москвы.

✷ Смотрите другие предложения работы от компании ООО Экспириенс.

☑ Основной блок:

Опыт работы: 3–6 лет.

Тип занятости: полная занятость.

График работы: график: 5/2 (рабочих часов: 8).

Зарплата: до 150000 руб. за месяц.

Примерное место работы: Россия, Москва.

☑ Актуальность объявления:

Это объявление № 36256685 добавлено в базу данных: Пятница, 24 января 2025 года.

Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Понедельник, 17 марта 2025 года.

☑ Статистика предложения работы № 36256685:

Прочитано соискателями - 2 раз(а);
Отправлено откликов - 0 раз(а);

☑ Репутация компании "ООО Экспириенс":

Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!

Оставить своё мнение об этой компании можно тут без регистрации и бесплатно.

☑ Подробности о вакантном месте:

ИТ компания (big data) открыла вакансию Помощник генерального директора (с функцией офис-менеджера)

Небольшая компания (до 70 человек входит в крупных холдинг. В офисе до 12 человек)

Задачи:

Основная цель:

Обеспечение служебной деятельности генерального директора

Административная и хозяйственная поддержка работы офиса.

Всестороннее обеспечение служебной деятельности генерального директора:
ведение рабочего календаря, ведение календаря значимых дат (дни рождений ключевых сотрудников и партнеров, организация поздравлений)
организация и протоколирование встреч/совещаний/заседаний,
встреча гостей,
поиск и консолидация информации,
travel-поддержка (личная и рабочая),
подбор и бронирование ресторанов;
организация и контроль порядка и рабочей обстановки в кабинете,
работа с документами,
обеспечение взаимодействия Руководителя на всех уровнях внутри и вовне организации, контроль за исполнением поручений по срокам и содержанию,
организация питания.
выполнение личных поручений ГД, при необходимости.
Помощь в организации проведения Совета Директоров (контроль и помощь в сборе презентаций, контроль готовности слайдов со стороны коллег, организационные правки, прочее).
Работа с корпоративным такси: заказ по запросу (Генерального директора, Директор по росту компании, гостям), контроль и пополнение личных кабинетов денежными средствами, отчет и расшифровка бухгалтерии по поездкам в конце месяца, оформление закрывающих документов.
Работа с общекорпоративной почтой и корпоративным телефоном: ответ на звонки, распределение входящих писем и звонков внутри компании.
Подготовка необходимой информации по запросу Акционера.
Выполнение служебных поручений директора по росту компании.
Подготовка внутренних корпоративных мероприятий (по поручению Генерального директора, Акционера, Директора по росту компании): организация, подготовка к содержательной части, поиск и просмотр локации, сервировка в месте проведения мероприятия, встреча гостей, уборка, отчет бухгалтерии по расходам и закрывающим документам.
Помощь в ведении корпоративного ТГ- канала: информационное оповещение о новостях компании, назначение админов, контроль списка участников и пр.
Подготовка представительских расходов и авансовых отчетов генерального директора и Директора по росту компании.
Заказ продуктов/хоз. товаров/воды/канцелярии и пр.
Организация и контроль оплат АХО.
Контроль работы офиса и взаимодействие с техническим персоналом (уборщицы, хаус-мастера, управляющая компания).
Встреча гостей офиса. Формирование заявок и пропусков для гостей и сотрудников.
Оформление и распределение парковочных мест для сотрудников и гостей.
Организация поездок и командировок (поиск и заказ билетов/гостиниц/трансфера, визовая поддержка, работа с агрегаторами).
Работа с такси и курьерской службой.
Ведение платежного календаря в рамках должностных обязанностей.
Организация общекорпоративных встреч и звонков.

Организация и поддержание работы офиса компании (административно-хозяйственное обслуживание).

Требования к работнику:

Среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) либо высшее образование (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности)

Опыт работы от 3-х лет

Английский Pre-Intermediate

Умение определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время.
Умение устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу.
Умение сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия.
Обеспечение информационной безопасности деятельности компании.
Этика делового общения.
Правила речевого этикета.
Умение вести деловую переписку. Грамотность.
Умение применять информационно-коммуникационные технологии.
Высокий уровень владения Microsoft Office.
Опыт работы с ЭДО.
Гибкость мышления
Многозадачность. Умение работать в сжатые сроки