Commercial & Marketing Administrative Assistant

☑ Основной блок:

Опыт работы: 1–3 года.

Тип занятости: полная занятость.

График работы: полный день.

Зарплата: по результату собеседования.

Примерное место работы: Россия, Москва.

☑ Актуальность объявления:

Это объявление № 5558633 добавлено в базу данных: Среда, 26 февраля 2025 года.

Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Воскресенье, 16 марта 2025 года.

☑ Репутация компании "CONSORT Group/КОНСОРТ":

Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!

Оставить своё мнение об этой компании можно тут без регистрации и бесплатно.

☑ Подробности о вакантном месте:

Basic Function:

Contract processing:

• filling in contract templates and entering contracts into the register (in liaison with on-trade / brand managers & legal)
• collecting statutory documents from new suppliers and submitting them into accounting
• producing closing documents / claiming closing documents from partners
• producing activity reports for on-trade & marketing contracts / educating partners on proper preparation of reports
• Interaction with regional sales managers on contracts & closing docs status
• Support in pitch document support (pitch form filling in)

Documents Signing & tracking:

• tracking of contracts / additional agreements authorization process and checking timings at each stage (stamping, signing with respective manager, submitting to legal, accounting)
• tracking closing docks (requesting from partners, stamping, signing with respective manager, submitting to accounting)
• checking Purchase Orders availability behind contracts, scanning authorization forms
• help in set-up & tracking of Regional Brand Ambassadors reports & expense request forms
• Ad-hoc marketing & sales projects & support
• Support in organization of all-company events / global management visits

Responsibilities/approximate priority split:

• Contracts and supporting documentation processing and tracking – 80%
• Administrative support for all-company events – 10%
• Administrative support for ad-hoc projects – 10%

Must Experience:

• Experience with computer applications in particular advanced PC skills incl. Word and Excel
• Handling multiple tasks to completion by agreed deadlines.

Preferred Experience:

• 1 year experience in the similar position in wine and spirits industries or FMCG
• Experience with SAP and other financial/commercial data systems

Skills:

• Strong work organizing skills and goal oriented approach
• Highly developed communication skills on varied levels of the organization as well as external suppliers
• Team working skills
• IT literate
• Ability to perform and adapt in a changing environment

1. Work schedule 5/2
2. Official employment (registration through an agency)
3. Company provides: medical insurance (after the probation period)
4. Salary is discussed with a successful candidate during an interview

Обязанности работника:

Документооборот:

• Внесение информации в шаблоны договоров, ведение реестр договоров (совместно с юридическим отделом, отделом маркетинга и коммерческим отделом)
• Сбор необходимых, для заключения договоров, документов у поставщиков
• Подготовка закрывающих документов / согласование закрывающих документов от поставщиков
• Подготовка отчетов по контрактам отдела продаж и маркетинга/ взаимодействие с партнерами по подготовке документов
• Взаимодействие с региональными менеджерами, по закрывающим документам и контрактам

Подписание документов и отслеживание их статуса:

• Отслеживание сроков и процессов авторизации договорных документов на каждом этапе (визирование документов отделом бухгалтерии, в юридическом отделе и т.д.)
• Отслеживание движения закрывающих документов
• Отслеживание заказов на поставку по контрактам
• Помощь региональным бренд-амбассадорам в составлении отчетов
• Административная поддержка проектов в маркетинге и в отделе продаж
• Поддержка в организации корпоративных мероприятий/ визитов руководства из головного офиса

Распределение рабочего времени по блоком обязанностей:

• Документооборот - 80%
• Административная поддержка корпоративных мероприятий - 10%
• Административная поддержка проектов в маркетинге и продажах - 10%

Опыт:

1. Продвинутый пользователь ПК, Word и Excel
2. Многозадачность, соблюдение оговорённых сроков выполнения задач

Предпочтительный опыт:

1. Опыт работы на аналогичной позиции в FMCG, желательно в алкогольной индустрии, от года
2. Опыт работы в SAP или другими финансово-коммерческими системами данных

Навыки:

1. Ориентация на результат
2. Организаторские способности
3. Коммуникационные навыки
4. Умение работать в команде
5. Быстрая адаптация к меняющимся ситуациям

Рабочие условия:

1. График работы 5/2
2. Официальное оформление (оформление через агентство)
3. Компания предоставляет: ДМС (после испытательного срока)
4. Зарплата обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования

☑ О компании:

Логотип (эмблема, торговая марка, бренд) компании:

Сфера деятельности компании: Услуги для бизнеса; .

☑ Отклинуться сообщением, резюме, запросить телефон, отправить жалобу (претензию):