Начальник отдела по документационному обеспечению и делопроизводству

Вакансия № 33645174 от компании ООО ТЛП Менеджмент на Электронной Службе Занятости Населения Москвы.

✷ Смотрите другие предложения работы от компании ООО ТЛП Менеджмент.

☑ Основной блок:

Опыт работы: 3–6 лет.

Тип занятости: полная занятость.

График работы: полный день.

Зарплата: по результату собеседования.

Место работы (точный адрес): Россия, Москва, Пресненская набережная, 8с1.

☑ Актуальность объявления:

Это объявление № 33645174 добавлено в базу данных: Вторник, 28 января 2025 года.

Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Понедельник, 17 марта 2025 года.

☑ Статистика предложения работы № 33645174:

Прочитано соискателями - 7 раз(а);
Отправлено откликов - 0 раз(а);

☑ Репутация компании "ООО ТЛП Менеджмент":

Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!

Оставить своё мнение об этой компании можно тут без регистрации и бесплатно.

☑ Подробности о вакантном месте:

ООО «ТЛП Менеджмент» - управляющая компания (г. Москва). В управлении находится несколько бизнес-единиц (металлургическая промышленность, машиностроение, добывающая промышленность, офисная недвижимость, трейдинг) с общей численностью персонала более 500 человек. В связи с интенсивным ростом и увеличением количества управляемых бизнес-единиц мы приглашаем на работу Начальника отдела по документационному обеспечению и делопроизводству.

Обязанности работника:

1. Организация функционирования единой системы делопроизводства Компании (несколько юридических лиц):

Аудит существующей системы, предложение корректирующих мероприятий при необходимости.
Организация документооборота Общества с входящей и исходящей документацией и корреспонденцией (обеспечение получения у почтовых операторов, регистрация, обработка, проверка, перенаправление адресату, нормоконтроль, присваивание входящих/исходящих номеров, хранение, сканирование и размещение в ЭДО).
Организация работы с организационно-распорядительными документами (нормоконтроль, регистрация, организация подписания, размещение в СЭД, ознакомление с ними, обеспечение хранения).
Организация работы с ВНД (организация подписания, размещение в СЭД, организация ознакомления, обеспечение хранения).
Разработка внутренних нормативных документов в области документационного обеспечения и делопроизводства.

2. Организация архивного хранения документов (несколько юридических лиц):

Формирование сводных номенклатур Обществ.
Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив.
Организация работы архива с делами и документами Общества в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации и внутренними нормативными документами Общества.
Организация экспертизы научной и практической ценности документов при отборе на государственное хранение.

3. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Генерального директора (совещаний, заседаний, планерок, презентаций и пр.):

Формирование программы мероприятия, сбор информационных материалов у докладчиков и рассылка повестки и материалов участникам мероприятия.
Обеспечение технического оснащения мероприятия и сервисного обслуживания во время кофе-пауз.
Контроль ведения протокола мероприятия или ведение протокола мероприятия.

4. ???????Организация постановки задач и поручений, выданных Генеральным директором Общества (в том числе и в виде приказов), контроль за сроками их исполнения:

Назначение поручений от имени ГД Общества на основании ОРД, решений протокола, распоряжений.
Подготовка и анализ отчетов по исполнительской дисциплине работников.

5. Организация служебных командировок работников Общества:

Организация работы с контрагентами (мониторинг условий, организация заключения договоров, контроль соблюдения и исполнения условий договоров, контроль своевременного предоставления первичной документации поставщиками регистрация первичной документации)
Организация покупки билетов, бронирования гостиниц, заказ трансфера и т.п.
Взаимодействие с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров.

6. Организация телефонных переговоров и поддержание в актуальном состоянии базы телефонных контактов работников.

7. Организация работы с посетителями Общества.

Требования к работнику:

Высшее образование (документационное обеспечение) либо дополнительное профессиональное образование/ переподготовка в области делопроизводства и архивоведения.
Опыт работы в аналогичной должности не менее 3 лет
Знание делопроизводства, документооборота, архивного дела, правил деловой переписки и делового этикета, правил защиты конфиденциальной служебной информации, порядка подготовки и оформления командировок, делового протокола, правил работы с внешними носителями информации, правил и технологию ведения контроля исполнения поручений генерального директора, порядка систематизации, учета, составления и ведения документации с использованием современных информационных технологий, правил проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
Навык работы в системе 1С:Документооборот (обязательно), в справочно-информационных системах, MS Office.