Офис-менеджер

☑ Основной блок:

Опыт работы: 3–6 лет.

Тип занятости: полная занятость.

График работы: полный день.

Зарплата: от 85000 руб..

Место работы (точный адрес): Россия, Москва, улица Щепкина, 4.

☑ Актуальность объявления:

Это объявление № 34974586 добавлено в базу данных: Суббота, 15 февраля 2025 года.

Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Воскресенье, 16 марта 2025 года.

☑ Репутация компании "АО ВТБ Специализированный депозитарий":

Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!

Оставить своё мнение об этой компании можно тут без регистрации и бесплатно.

☑ Подробности о вакантном месте:

Обязанности работника:

- Принимать, обрабатывать, регистрировать документацию, поступающую на рассмотрение руководителю, проверять правильность оформления документов, наличия всех необходимых согласований, соблюдение сроков подачи документов, комплектность пакетов документов, передавать рассмотренную руководителем документацию в структурные подразделения.

- Обрабатывать издаваемую в организации распорядительную документацию (РД), разрабатывать проекты РД, проверять правильность оформления РД, ставить на контроль исполнения, отправлять на ознакомление (при необходимости организовывать ознакомление под роспись).

- Принимать и распределять входящие телефонные звонки, поступающие на официальный (единый) телефонный номер компании.

- Принимать, распределять, обрабатывать электронные письма, поступающие на официальную электронную почту компании, вести деловую переписку с клиентами и контрагентами от имени организации в рамках своей компетенции.

- Заверять документы печатью организации в соответствии с установленными правилами.

- Получать необходимые руководителю сведения от сотрудников компании, организовывать оперативные телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

- Принимать участие в планировании и организации рабочего дня руководителя, вести и контролировать календарь руководителя, вести базу внешних контактов, вести календарь праздничных дат и дней рождения.

- Организовывать совещания, проводимые руководителем, формировать повестки совещаний, при необходимости запрашивать материалы по теме совещания, проверять статусы выполнения пунктов протоколов предыдущих совещаний, контролировать готовность помещения и мультимедийной техники, вести протоколы совещаний, ставить пункты протоколов на контроль исполнения.

- Осуществлять контроль над содержанием в чистоте и порядке кабинета руководителя, а также приёмной. Обеспечивать наличие необходимых канцелярских принадлежностей, расходных материалов, представительской продукции. Проверять исправность и техническое состояние оборудования и систем жизнеобеспечения.

- Принимать посетителей руководителя, оформлять заявки на выдачу гостевых пропусков.

- Контролировать исполнение поручений руководителя (как устных, так и выданных на основании документов – входящих писем, обращений, запросов, РД, протоколов и др.), составлять отчеты об исполнении поставленных на контроль документов и поручений.

- Оформлять программы проведения деловых мероприятий, участвовать в организации представительских мероприятий. Оформлять отчеты по представительским мероприятиям.

- Организовывать командировки и деловые поездки руководителя, оформлять командировочные документы, бронировать и приобретать авиа- и ж/д билеты, заказывать такси, бронировать номера в гостиницах, обеспечивать оплату командировочных расходов, взаимодействовать с организациями, предоставляющими услуги по travel-поддержке, формировать отчеты по командировочным расходам.

- Выполнять разовые поручения руководителя в рамках своей компетенции, при необходимости выполнять функции других сотрудников подразделения.

Требования к работнику:

- Высшее образование;

- Опыт работы на релевантной должности в крупной компании не менее пяти лет;

- Опыт работы в финансовой организации приветствуется;

- Умение вести делопроизводство и переписку;

- Опыт работы с системами электронного документооборота обязателен;

- Уверенный пользователь ПК;

- Умение работать с оргтехникой и средствам связи;

- Грамотная устная и письменная речь;

- Презентабельный внешний вид;

Условия труда:

? 5/2, график 9.00-18.00, пт. 9.00-16-45

? ДМС по окончании испытательного срока

☑ О компании:

Сфера деятельности компании: Финансовый сектор; .

☑ Отклинуться сообщением, резюме, запросить телефон, отправить жалобу (претензию):