Administrative Director/ Административный директор

Вакансия № 9148805 от компании WayRay на Электронной Службе Занятости Населения Москвы.

✷ Смотрите другие предложения работы от компании WayRay.

☑ Основной блок:

Опыт работы: более 6 лет.

Тип занятости: полная занятость.

График работы: полный день.

Зарплата: по результату собеседования.

Место работы (точный адрес): Россия, Москва, улица Щепкина, 6с1.

☑ Актуальность объявления:

Это объявление № 9148805 добавлено в базу данных: Пятница, 24 января 2025 года.

Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Воскресенье, 16 марта 2025 года.

☑ Статистика предложения работы № 9148805:

Прочитано соискателями - 249 раз(а);
Отправлено откликов - 1 раз(а);

☑ Репутация компании "WayRay":

Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!

Оставить своё мнение об этой компании можно тут без регистрации и бесплатно.

☑ Подробности о вакантном месте:

Технологический стартап WayRay ищет в свою команду Административного директора!

Основные задачи:

Работа Административного директора предполагает организацию и контроль работы по направлениям, указанным ниже. Задачи распространяются на все локации компании (Швейцария, Китай и другие).

1. Руководство административным отделом

формирование команды (участие в процессе найма, если в отделе появляются новые вакансии)
выстраивание и контроль работы сотрудников отдела (офис-менеджеры, курьеры, водители, travel-поддержка, инженеры по эксплуатации, специалисты по охране труда)
контроль удовлетворенности внутренних заказчиков работой отдела
построение процессов, регулирующих работу отдела, и их формализация (написание инструкций для сотрудников отдела и внутренних заказчиков)
проектирование и внедрение политик и процедур, регламентирующих деятельность административного отдела и его взаимодействие с другими отделами компании

2. Составление бюджета отдела, контроль его расходования

3. Административно-хозяйственные закупки

контроль закупки мебели, бытовых, хозяйственных и канцелярских товаров, продуктов питания, лекарственных препаратов
проведение переговоров с поставщиками на предмет оптимизации цен и прочих условий

4. Охрана труда

контроль работы специалистов по охране труда
участие в подготовке нормативных документов, организации обучения сотрудников, обязательных инструктажей, медицинских осмотров
организация утилизации отходов
взаимодействие с надзорными органами

5. Аренда офисных помещений

подготовка требований к офисным помещениям
поиск помещений, включая проведение переговоров, согласование условий аренды
регулярное взаимодействие с арендодателями и их эксплуатационными службами
контроль своевременной оплаты аренды и коммунальных услуг

6. Эксплуатация зданий, находящихся в собственности/аренде

организация и контроль проведения ремонтных работ
организация рабочих мест (включая планирование рабочих мест в соответствии с планом найма); обработка заявок и пожеланий сотрудников, связанных с организацией рабочих мест и офисными пространствами
контроль соблюдения требований охраны труда (уровень освещенности, шума и микроклимата в помещениях)
участие в процессе внутреннего оформления офисов и прилегающих территорий
контроль работы обслуживающих организаций (клининговые службы, ремонт, организация вывоза ТБО и прочее)
проведение регулярных санитарных обработок

7. Организация переезда (смена офиса или открытие новых офисов, релокация сотрудников за рубеж)

поиск подрядчиков
контроль процесса и оптимизация сроков
обеспечение непрерывности рабочего процесса сотрудников во время переезда

8. Travel-поддержка

поддержка командировок сотрудников (бронирование билетов, автомобилей, отелей, трансферов; визовая поддержка, ведение бюджета на командировки; взаимодействие с компанией-провайдером travel-услуг)
ведение базы данных сотрудников (контроль срок действия виз)
расчет лимитов для покупки билетов, отелей и т.д.
поддержка экспатов, находящихся в России

9. Секретарские услуги

поддержка топ-менеджмента и руководителей компании по различным административным вопросам
организация и ведение документооборота
организация работы курьерской службы
прием входящих телефонных звонков
встреча, прием и организация встреч и досуга партнеров и гостей компании, приезжающих в командировки
ведение календарей переговорных комнат
подготовка авансовых отчетов
участие в проведении инвентаризации
корпоративная мобильная связь (выдача сим-карт, контроль оплаты счетов)

10. Транспортные услуги

организация эксплуатации корпоративных автомобилей
организация предоставления услуг корпоративного такси для сотрудников и гостей компании

11. Корпоративная культура

Участие в организации корпоративных мероприятий
Разработка и реализация предложений по улучшению условий труда в компании

Наш идеальный кандидат:

Имеет опыт работы на аналогичной позиции от 5 лет и знаком со всеми задачами, перечисленными выше
Свободно владеет английским языком (говорит и пишет на уровне не ниже upper-intermediate)
Уверенный пользователь пакета Microsoft Office
Умеет организовывать мероприятия различного характера «под ключ» в сжатые сроки — переезды, ремонт, корпоративы и прочее
Коммуникабельный, ответственный, исполнительный и инициативный сотрудник, способный найти подход к любой задаче и любому человеку
Готов к командировкам
Умеет создать вокруг себя комфортную атмосферу и сделать офисное пространство таким же уютным, как дома